Advania | Effektivisera er hantering av personuppgifter

Har ni koll på er ostrukturerade data?

Ostrukturerad data är den information som antingen inte har en fördefinierad datamodell eller inte är organiserad på ett fördefinierat sätt. Ofta är det fritext-information i form av Word, Excel, pdf-dokument eller e-post, som skapas av anställda som en del av en arbetsuppgift och som lagras på intranät, molnlagringstjänster och sociala medier. I takt med vårt växande informationssamhälle så ökar också vår mängd ostrukturerad data och den beräknas idag utgöra så mycket som 80% av all data hos ett företag. Ostrukturerad data är inte ett problem i sig men utmaningen är att säkerställa att personuppgifter och annan klassificerad information hanteras korrekt för att efterleva allmänna lagar och interna regelverk.

I samband med det så kallade Schrems II-målet i juli 2020, beslutade EU-domstolen att Privacy Shield-avtalet mellan EU och USA inte ger tillräckligt skydd för personuppgifter när dessa förs över till USA. Därför är det inte längre tillåtet för personuppgiftsansvariga i EU att överföra personuppgifter till mottagare i USA med Privacy Shield som grund. Detta medför ett ökat krav på att ni som organisation har kontroll på var ni lagrar personuppgifter och vem som har åtkomst till dem.

Titta på vårt webbinarium den 21 januari!

Hur påverkar GDPR och Schrems II-domen vårt arbete? Hur kan ni effektivisera hanteringen av känslig information och ta kontroll över var den får lagras? Titta på vårt webbinarium den 21 januari, 2021 så berättar vi mer.

Utmaningar

Vanliga utmaningar för företag

Risk att känslig data hamnar i fel händer

Som organisation hanterar ni ofta mängder utav känslig data som t.ex CV:n, läkarintyg eller kunduppgifter. En oaktsam hantering av känslig information och personuppgifter kan skada trovärdigheten både hos era anställda och era kunder.

Svårt att efterleva lagar och regler

Förordningar såsom GDPR kräver bl.a att personer har rätt att bli glömda vilket kräver full kontroll över var personuppgifter finns lagrade. Att bryta mot GDPR  kan ge böter på upp till 4% av den globala omsättningen eller 20 miljoner euro. 

Manuell hantering är resurskrävande

Att manuellt hantera dessa mängder av data är både väldigt kostsamt och extremt tidskrävande. Dessutom är det stor risk att ni spenderar mer pengar än nödvändigt på lagring och säkerhetskopiering då informationen kanske finns på flera ställen.

Distansarbete kräver en ökad kontroll

När vi nu jobbar hemifrån i större utsträckning så blir arbetet ännu mer digitalt och vår mängd med ostrukturerade data ökar. Det blir därför en ännu större utmaning att ha kontroll över den och se till att lagar och direktiv efterföljs.

Lösning

Hitta och organisera data effektivt

Inom detta område arbetar vi fokuserat för att effektivisera er hantering av denna data, oavsett var det finns lagrad. Vi hjälper er analysera all data som finns lagrad i ostrukturerad form genom att kontinuerligt genomsöka och indexera dessa, antingen genom mönstermatchning eller genom fullständig indexering. Utifrån era etablerade policyer, processer och rutiner kan ni säkerställa att den indexerade datan hanteras i enlighet med dem. 

Vidare kan vi hjälpa er styra var viss typ av data får sparas, vilket innebär att vår tjänst säkerställer att exempelvis känsliga data som sparats på fel plats automatiskt flyttas till den plats som det etablerade regelverket har specificerat.

Med hjälp av våra experter får ni den trygghet och rådgivning ni behöver oavsett om ni vill managera tjänsten själva eller låta oss ansvara över det.

Resultat

Ökad effektivitet

  • Snabbare och mer träffsäker hantering vid förfrågningar om till exempel registerutdrag och radering av personuppgifter. Från att manuellt göra registerutdrag som tar lång tid kan nu detta göras genom systemet på mindre än 4 timmar.
  • Automatisering av processer som gallring och arkivering. Detta är särskilt värdefullt för företag med verksamhet i olika länder där lagkraven kan skilja sig åt.
  • Effektivare spårbarhet med hjälp av klassificering av data baserat på innehåll.

 

Minskade kostnader

  • Med vår lösning kan ni minska era kostnader för både lagring och säkerhetskopiering. I snitt har vi lyckats minska våra kunders mängd av datalagring med 22%. 

Bättre kontroll

  • Ökad spårbarhet genom loggning av händelser när personuppgifter bearbetas.
  • Bättre kontroll som möjliggör separat hantering av känsliga personuppgifter.
  • Möjlighet att styra var olika typer av information får lagras.

Kontakta mig


Fredrik Möller
Business Area Manager

+46 70 939 96 10

Partnership beyond technology

?i