Systemutveckling 2016.10.06

Allt på samma ställe: DOKIT

Olofsfors AB och Iggesund Forest ingår i koncernen P. Wikström J:r. Hela koncernen använder DOKIT för att dokumentera sin IT-miljö.
– Det har gett oss en helt ovärderlig mängd information som vi inte hade tillgång till tidigare, konstaterar IT-chefen Peder Norberg.

I P. Wikström J:r koncernen ingår Olofsfors och Iggesund Forest, säljbolag i Norden, Tyskland, Kanada och i Ryssland Metsätyö OY Aluman och Alab som tillverkar foderbildande fönster och dörrar i aluminium och stål. Koncernen valde att satsa på DOKIT, en SharePoint-baserad lösning för dokumentation av IT-system.

– Innan DOKIT dokumenterade vi i SharePoint-listor och Excelark. Jag kan väl bara konstatera att vi faktiskt hade brister i dokumentationen, och att vi nu har tillgång till en mängd information som vi tidigare helt enkelt inte hade, säger Peder Norberg.

DOKIT samlar automatiskt in information och dokumentation från hela koncerns IT-miljö. Det handlar exempelvis om serverinformation, minnestilldelning, IP-adresser och liknande. Dessutom dokumenteras viss information manuellt i enkla mallar.

– Där har vi valt att använda de mallar som finns i systemet eftersom vi tycker att det är enklast, men man kan givetvis skräddarsy mallar precis som man vill, säger han. Peder Norberg lyfter fram driftsloggen som ett exempel på hur DOKIT skapar ordning och reda.

– Eftersom både vi och konsulter från Advania arbetar med vår IT-miljö är vi noga med att dokumentera allt som görs. På så sätt kan vi enkelt ta del av vad som är gjort och när det är gjort. Dessutom är allt sökbart. Det gör jobbet både effektivare och säkrare, förklarar Peder Norberg. Han menar också att behovet av konsulttimmar har minskat.

PederPeder Norberg, IT-chef, P. Wikström J:r

– Vi har helt klart minskat antalet konsulttimmar. Bland annat slipper vi mycket onödigt detektivarbete för att hitta fel och så kan vi göra mer på egen hand nu, säger han.

En annan fördel som han lyfter fram är hur mycket tid som sparas när all information är samlad på ett ställe.

– Om exempelvis en server krånglar så vet jag alltid var jag ska börja. Jag kollar alltid först i DOKIT för att se vad som är gjort. Det sparar oss oerhört mycket tid, konstaterar han.

Ett annat exempel kan vara när någon ska ha en ny enhet. Tidigare fanns en viss osäkerhet vid tilldelningen av IP-adresser.

– Nu tar det bara några minuter att dela ut en IP-adress som jag dessutom alltid är säker på blir rätt, berättar Peder Norberg.

Peder menar att han nu har en betydligt bättre överblick och kontroll över koncernens IT-system. Han kan enkelt och snabbt ta del av en stor mängd viktig information som samlas in automatiskt och som dessutom alltid är uppdaterad. Allt visas i ett enkelt gränssnitt och det går att ta del av informationen utifrån olika perspektiv och i olika vyer.

I DOKIT ingår även påminnelsetjänsten SharePoint Reminder. En tjänst som håller reda på när det är dags att utföra viktiga uppgifter och händelser. Det kan exempelvis handla om att sätta larm som påminner om att det är dags att omförhandla avtal eller uppdatera och se över dokumentation.

– Vi har inte börjat använda påminnelser ännu, men vi kommer att börja använda den för våra certifikat, säger Peder Norberg.

SharePoint Reminder kan enkelt hantera all information som ligger i SharePoint-miljö. Det innebär att även andra än IT-avdelningen kan ha nytta av påminnelsetjänsten. Det kan exempelvis vara påminnelser om att komma i gång med lönerevision eller att det är dags att uppdatera dokumentation för arbetsrutiner. Påminnelserna kan även skickas vidare till annan part vilket gör att arbetsuppgifter inte faller mellan stolarna vid sjukdom eller om någon slutar.

– Det ger trygghet samtidigt som vi har ett mycket bättre underlag för planeringen av vårt IT-system och för vilka investeringar vi behöver göra, avslutar Peder Norberg.

Anm: Detta kundcase gjordes ursprungligen med Hi5, som förvärvades av Advania 2021.

Kontakta mig

Teamledare systemutveckling

Ann Karlsson

Relaterat innehåll

Vi gör det enkelt att växa med IT

Vill du också ta din verksamhet till nästa nivå?