Två kollegor står tillsammans och arbetar vid en laptop i en modern kontorsmiljö.

Expertinsikter

Skillnaden mellan OneDrive, Teams och SharePoint

Rickard Johannesson

Skriven av Rickard Johannesson

Microsoft 365 erbjuder flera kraftfulla verktyg för samarbete och filhantering, men det kan vara svårt att veta vad som hör hemma var. OneDrive, Teams och SharePoint fyller olika roller och skapar tillsammans en smidig digital arbetsmiljö. Genom att förstå hur de kompletterar varandra får du en tryggare och tydligare vardag både när du arbetar själv och i grupp. Här går vår Technical Architect Rickard Johannesson igenom vad du använder de olika komponenterna till, hur de hänger ihop och hur du skapar en mer hållbar struktur för ditt digitala samarbete.

Sammanfattat för dig: Det är lätt att känna sig osäker på vad som ska sparas var i Microsoft 365. Ska dokumentet ligga i OneDrive, Teams eller SharePoint? Kort sagt: OneDrive är din privata yta, Teams är platsen för samarbete i grupp, och SharePoint är den gemensamma plattformen bakom kulisserna där allt lagras och struktureras. Tillsammans skapar de ett tryggt och effektivt digitalt arbetsflöde för hela verksamheten.

OneDrive: din personliga arbetsyta

OneDrive är din digitala map, bara för dig. Här kan du:

  • spara utkast och arbetsmaterial du ännu inte vill dela,
  • synka filer så att du kommer åt dem på alla dina enheter,
  • dela dokument med kollegor när du själv väljer det.
Tänk på OneDrive som motsvarigheten till din gamla “Mina dokument”-mapp fast nu ligger den i molnet och med säker lagring via Microsoft 365. När du delar en fil från OneDrive är det du som äger filen och styr vem som får tillgång. Det gör den perfekt för personligt arbete eller små ad hoc-samarbeten.

Teams är där samarbetet händer

Teams är det digitala navet där samtal, möten, chatt och filer samlas. Men det är viktigt att komma ihåg: Teams är inte en lagringsplats i sig. När du laddar upp en fil i en kanal i Teams sparas den i bakgrunden i SharePoint (mer om det strax).

Teams passar för:

  • löpande samarbete i projekt och arbetsgrupper,
  • snabb kommunikation i chattar och möten,
    gemensam åtkomst till filer och anteckningar.
  • Här ska du alltså lägga dokument som flera ska kunna arbeta med: i realtid, direkt i Teams eller i appar som Word, Excel och PowerPoint.

SharePoint är strukturen bakom kulisserna

SharePoint är motorn som håller ihop filhanteringen i Microsoft 365. När du sparar något i Teams, eller delar dokument på intranätet, är det egentligen SharePoint som lagrar och organiserar allt i bakgrunden.

SharePoint gör det möjligt att:

  • bygga gemensamma ytor för hela verksamheten,
  • styra behörigheter och versioner,
  • skapa intranät och dokumentbibliotek med tydlig struktur.

Du kan tänka på SharePoint som verksamhetens digitala arkiv som är robust, säkert och alltid uppdaterat.

Så hänger de ihop

  • OneDrive är för dig själv.
  • Teams är för gruppen.
  • SharePoint är för hela verksamheten.
De tre verktygen är tätt integrerade i Microsoft 365. Det betyder att när du till exempel laddar upp en fil i Teams, så sparas den automatiskt i rätt SharePoint-yta. Du behöver alltså inte välja “rätt plats”, utan du behöver bara veta syftet med filen: är den personlig, gemensam eller verksamhetsövergripande?

Därför är det viktigt att använda rätt verktyg

När alla i verksamheten använder OneDrive, Teams och SharePoint på rätt sätt blir filhanteringen:

  • effektiv: du hittar alltid det du söker,
  • säker: rätt personer har tillgång till rätt filer,
  • smidig: du slipper dubbletter och mejltrådar med olika versioner.
Att förstå hur dessa tre delar samspelar är nyckeln till en modern och hållbar digital arbetsmiljö  där du kan fokusera på ditt arbete istället för på var filen egentligen ligger.

FAQ om OneDrive, Teams och SharePoint

Hur vet jag om jag ska spara en fil i OneDrive eller Teams?
Använd OneDrive för dokument du arbetar med själv. Använd Teams när fler behöver ha tillgång eller bidra.

Lagrar Teams sina filer i SharePoint?
Ja. Alla filer du lägger i en Teams-kanal sparas automatiskt i SharePoint, som fungerar som strukturen bakom Teams.

Kan jag flytta en fil från OneDrive till Teams?
Ja. Du kan flytta eller kopiera filer direkt i Microsoft 365. Det gör att dokumentet hamnar i rätt Teams-yta där gruppen kan jobba vidare tillsammans.

Vad använder jag SharePoint till?
SharePoint används för gemensamma ytor, intranät och dokumentbibliotek. Det är en trygg plats för filer som är viktiga för hela verksamheten.

Kan jag samarbeta i realtid i alla tre verktygen?
Ja. Du kan jobba samtidigt i samma dokument oavsett om filen ligger i OneDrive, Teams eller SharePoint.

Vilket verktyg är bäst för projektarbete?
Teams. Här samlas samtal, möten och filer och allt sparas i rätt SharePoint-yta.

Visste du att?

Microsoft Teams är egentligen inte ett fristående system, det är ett gränssnitt som bygger på flera delar av Microsoft 365. När du använder Teams arbetar du samtidigt i flera olika tjänster:

  • Microsoft 365 Groups styr vilka personer som ingår i teamet och vilka resurser de får tillgång till.
  • SharePoint lagrar filerna du laddar upp i teamets kanaler.
  • Exchange hanterar kalendern och e-postadresser för teamet.
  • OneDrive används när du delar filer i privata chattar.

Tillsammans skapar de en helhetslösning där Teams blir den plats där allt samarbete samlas, medan grunderna hanteras av Microsoft 365 bakom kulisserna.

 

Vill du veta mer?

Kontakta oss