Digitalisering Automatisering 2023.09.12

Automatisering för moderna anställningsprocesser

Tre Stiftelser erbjuder nästan 400 platser på särskilda boenden som äldreboenden och sjukhem i Göteborg. Johan Rindeborg är administrativ chef och ansvarig för ekonomi, IT, välfärdsteknik och HR i en organisation som präglas av deskless workforce, en verksamhet där medarbetarna inte har några traditionella skrivbord som arbetsplats. Ändå använder de naturligtvis IT i sitt dagliga arbetsliv. Advania sköter den löpande driften av IT-miljön och verksamheten använder sig av Advania Service Automation Portal (ASAP).

För Tre Stiftelser är det verksamhetskritiskt att ha korta ledtider i anställningsprocessen:

– Det är en kritisk process för oss att snabbt kunna anställa. Vår verksamhet pågår ju dygnet runt, året runt, och de som söker jobb hos oss är väldigt eftertraktade. Med ASAP blir anställningsprocessen smidig för både oss och medarbetarna, säger Johan Rindeborg.

I praktiken är det data som personuppgifter, startdatum och lön som tar en smart väg från en Excelfil via en mjukvarurobot som skriver in det i de olika personalsystemen. En modern process som underlättar för enhetscheferna som sitter på olika adresser och därmed slipper hantera och flytta papper eller filer med känsliga uppgifter mellan sig.

– Även våra anställda uppfattar det som en kvalitet, de slipper undra när de får avtalet och det går fort och ger direkt ett modernt intryck av vårt trygga arbetssätt. ASAP är en del i en kedja av lösningar som gör att vi kan fullgöra en anställning inom 24 timmar från att ha kommit överens med medarbetaren, fortsätter Johan.

Johan-Rindeborg-Tre-StiftelserPortalen hanterar också förändringar i avtalstid och -omfattning, och underlättar för HR och ekonomi:

– Det avlastar de som tidigare var tvungna att registrera underlag i flera olika system och ofta har pressade perioder kring till exempel lönekörning. Det blir några pucklar under året som kan vara stressande, när högarna växer. De har fått en mycket bättre arbetsmiljö och jämnare fördelning, säger Johan.

Advanias konsulter finns på plats hos Tre Stiftelser och är väl insatta i hur verksamheten fungerar:

– Vi har en extremt hög tillgänglighet. De sitter till och med på omvårdnadsplan där det finns hyresgäster och de kan vår verksamhet väldigt väl, de har förståelse för hur den fungerar, vad den behöver och vilket tilltal man har till verksamheten, säger Johan.

Användarna kan snabbt sätta sig in i systemet oavsett hur vana de är att använda IT eller på vilka enheter de gör det.

– Vi upplevde nyttan med ASAP ganska direkt. Vi vinner på ökad kvalitet och på processtiden som har minskat rejält. Sedan släpper vi bara loss medarbetarna, för det är ju de som är experterna och vet vad de skulle kunna få avlastning på, avslutar Johan Rindeborg.

Nyfiken?

Kontakta mig

Consultant Manager Development

Henrik Lillhage

Relaterat innehåll

Digitalisering
2023.02.16

Ökad effektivitet och säkerhet med Okta

Tibbers programsvit med digitala verktyg för smarta elinköp påverkade snabbt marknaden när den lanserades i hemlandet Sverige och företagets popularitet gjorde att de snart expanderade till Norge, Tyskland och Nederländerna...

Digitalisering
2021.11.11

Högskolan som digitaliserade sitt campus

"Att jobba med Advania känns professionellt, ärligt och smärtfritt", säger Jonas Karlsson, systemadministratör på Mälardalens högskola. Läs mer om att våga byta ut gamla, dyra system, vikten av en noggrann kravspecifikation...

Sveriges bästa branschblogg inom IT

Håll dig i loopen och prenumerera på vår blogg där vi bjuder på insikter, åsikter & inspiration!