För Tre Stiftelser är det verksamhetskritiskt att ha korta ledtider i anställningsprocessen:
– Det är en kritisk process för oss att snabbt kunna anställa. Vår verksamhet pågår ju dygnet runt, året runt, och de som söker jobb hos oss är väldigt eftertraktade. Med ASAP blir anställningsprocessen smidig för både oss och medarbetarna, säger Johan Rindeborg.
I praktiken är det data som personuppgifter, startdatum och lön som tar en smart väg från en Excelfil via en mjukvarurobot som skriver in det i de olika personalsystemen. En modern process som underlättar för enhetscheferna som sitter på olika adresser och därmed slipper hantera och flytta papper eller filer med känsliga uppgifter mellan sig.
– Även våra anställda uppfattar det som en kvalitet, de slipper undra när de får avtalet och det går fort och ger direkt ett modernt intryck av vårt trygga arbetssätt. ASAP är en del i en kedja av lösningar som gör att vi kan fullgöra en anställning inom 24 timmar från att ha kommit överens med medarbetaren, fortsätter Johan.
Portalen hanterar också förändringar i avtalstid och -omfattning, och underlättar för HR och ekonomi:
– Det avlastar de som tidigare var tvungna att registrera underlag i flera olika system och ofta har pressade perioder kring till exempel lönekörning. Det blir några pucklar under året som kan vara stressande, när högarna växer. De har fått en mycket bättre arbetsmiljö och jämnare fördelning, säger Johan.
Advanias konsulter finns på plats hos Tre Stiftelser och är väl insatta i hur verksamheten fungerar:
– Vi har en extremt hög tillgänglighet. De sitter till och med på omvårdnadsplan där det finns hyresgäster och de kan vår verksamhet väldigt väl, de har förståelse för hur den fungerar, vad den behöver och vilket tilltal man har till verksamheten, säger Johan.
Användarna kan snabbt sätta sig in i systemet oavsett hur vana de är att använda IT eller på vilka enheter de gör det.
– Vi upplevde nyttan med ASAP ganska direkt. Vi vinner på ökad kvalitet och på processtiden som har minskat rejält. Sedan släpper vi bara loss medarbetarna, för det är ju de som är experterna och vet vad de skulle kunna få avlastning på, avslutar Johan Rindeborg.
