Med EduDataHub bygger kommunen därför upp en gemensam datagrund där information från olika källor kan samlas och struktureras. Burlöv driver utvecklingen utifrån verksamhetens behov och behåller kontrollen över sin data, med Advania som teknisk partner för utveckling och drift.
Målet är att minska tiden som läggs på att leta efter och sammanställa data och i stället kunna fokusera på att förstå vad den faktiskt berättar.
Låt inte analysarbetet börja för sent
Burlövs kommun har länge arbetat systematiskt med kvalitet och uppföljning inom förskola och skola. Det finns gott om data att utgå från. Utmaningen är att den finns utspridd på många olika ställen.
Betyg finns i ett system, närvaro i ett annat och resultat från olika kartläggningar och nationella prov på ytterligare platser. Information kan också finnas hos enskilda lärare eller i system där den är svår att få ut på ett användbart sätt.
Att samla, bearbeta och visualisera informationen tar därför mycket tid.
”När man väl har fått datan snyggt visualiserad kan det nästan kännas som att kvalitetsarbetet är färdigt. Men det är ju egentligen då det ska börja. Frågan är varför det ser ut som det gör”, säger Sandra Tauberman, kvalitet- och utvecklingschef i Burlövs kommun.
Fördröjningen får praktiska konsekvenser. Ett resultat från våren kan i vissa fall vara färdigställt för analys först flera månader senare. För grundskolan kan detta exempelvis innebära att eleven redan ha gått vidare till en annan årskurs, skola eller lärare.
För Burlöv handlar det därför inte bara om att få bättre tillgång till data, utan om att få tillgång till rätt information när den fortfarande går att agera på.
Kommunens egen data, samlad på ett ställe
Utgångspunkten för EduDataHub är att Burlövs kommun ska kunna samla den verksamhetsdata kommunen behöver och själv ha kontroll över den.
I den första fasen har bland annat grundläggande barn- och elevinformation, betyg, närvaro och frånvaro börjat samlas in. Ambitionen är att successivt kunna komplettera med andra datakällor samt skapa egen relevant data som dagsläget inte samlas in nationellt men som är viktigt för att förstå barn och elevers förutsättningar och behov.
Burlöv har valt att ta en aktiv roll i utvecklingen. I stället för att utgå från ett färdigt system har kommunen börjat i verksamhetens egna frågor: Vilken information behöver förskolorna och skolorna? Vad behöver rektorer och lärare kunna förstå? Och hur kan kommunen få bättre kontroll över den data som redan finns?
Det har inneburit att bygga kompetens, testa sig fram och involvera verksamheten längs vägen.
”Vi började titta på allt som rektorerna ville ha in och insåg ganska snabbt att det inte gick att göra allt på en gång. Man måste börja i liten skala, prova och ta en sak i taget”, säger Pernilla Svensson, IKT-strateg på Burlövs kommun.
Nästa ambition: att kunna fråga datan
Att samla informationen är bara första steget. På längre sikt vill Burlöv göra det ännu enklare för lärare, rektorer och andra behöriga användare att hitta svar i informationen utifrån sin egen roll och sitt behov.
En lärare skulle exempelvis kunna följa hur ett barns och sedan en elevs läsförståelse har utvecklats över tid. En rektor skulle kunna undersöka om någon barngrupp, klass eller årskurs sticker ut. På kommunnivå skulle samma datagrund kunna användas för att upptäcka mönster mellan förskolor och skolor och identifiera både utmaningar och sådant som fungerar särskilt bra.
Ambitionen är att förändra själva utgångspunkten för analysen.
I stället för att användaren först behöver veta vilket system, vilken flik och vilket filter som innehåller svaret ska frågan kunna börja i verksamhetens behov: Vad vill jag veta?
Ett exempel från Burlöv visar varför detaljerna spelar roll. När kommunen analyserade delresultat från nationella prov i svenska kunde ett övergripande godkänt resultat dölja betydligt större utmaningar inom ett enskilt område, som läsning. För den skola som tar emot eleverna kan den typen av information göra stor skillnad. Ju tidigare verksamheten förstår vilka behov som finns, desto bättre förutsättningar har den att planera undervisningen utifrån dem.
”Vi har datan. Problemet är att den ligger på olika ställen och inte är sorterad och bearbetad så att vi enkelt kan få fram det vi behöver se”, säger Sandra.
Partnerskapet som tar lösningen vidare
När Burlöv behövde ytterligare teknisk kompetens kom Advania in som partner i ett arbete som kommunen redan hade påbörjat. Samtidigt bygger kommunen upp sin egen förmåga. Burlöv har bland annat anställt en intern systemutvecklare och ser behov av att stärka kompetensen inom exempelvis beställning och kommunal förvaltning. För Sandra är det en viktig del i att kunna ta ett större ansvar för den här typen av lösningar över tid.
”Vi behöver rusta oss med bättre beställarkompetens och bredd inom kommunal förvaltning om vi ska kunna hantera den här typen av lösningar tillsammans med er. Jag tror att det är något offentlig sektor kommer behöva göra mer av framåt”, säger Sandra.
Advania kompletterar den interna kompetensen med tekniskt stöd och fungerar som bollplank i den fortsatta utvecklingen. På så sätt kan Burlöv behålla verksamhetens behov och riktning i centrum samtidigt som lösningen utvecklas vidare tillsammans. Samarbetet skiljer sig därmed från ett traditionellt upplägg där kommunen köper in ett färdigt system. Pernilla lyfter också värdet av att olika perspektiv möts i arbetet.
”Det har varit fascinerande att jobba ihop med ett företag som Advania. Vi har lite olika sätt att driva projekt och det har vi också lärt oss mycket av”, säger hon.
Verksamheten är med och bygger
En viktig del av Burlövs arbetssätt har varit att involvera verksamheten under utvecklingen. Rektorer och andra representanter har löpande fått testa lösningen och bidra med sina behov och perspektiv.
Frågorna har varit konkreta:
- Vad behöver du kunna se?
- Vad vill du kunna fråga?
- Vilket underlag behöver du för att kunna analysera och agera?
På så sätt har EduDataHub inte presenterats som något färdigbyggt som verksamheten plötsligt ska börja använda. Användarna har i stället varit med och format lösningen. När vissa datakällor tillfälligt har behövt tas bort eller ännu inte har kunnat kopplas in har reaktionerna dessutom kommit snabbt. Det visar att informationen redan är efterfrågad i verksamheten.
Nästa steg: mer data och större analysmöjligheter
EduDataHub är fortfarande under utveckling. Ju fler relevanta datakällor som kan samlas på ett strukturerat och säkert sätt, desto bättre blir förutsättningarna för analyser på barngrupper, elev-, klass-, skol- och kommunnivå.
Intresset för arbetssättet har också börjat nå utanför Burlöv. En närliggande kommun har visat intresse för initiativet. För Burlöv finns dessutom en större vision. Barn och elever rör sig mellan skolor och kommuner. Om relevant information enklare kunde följa elevens skolresa skulle mottagande lärare kunna få bättre förutsättningar att förstå elevens behov redan från början.
Tre lärdomar från Burlövs resa
Burlövs kommun lyfter framför allt tre lärdomar för andra verksamheter som funderar på en liknande satsning.
Börja med syftet, inte tekniken.
Var tydlig med vilka frågor verksamheten behöver kunna besvara och vilket behov lösningen ska möta.
Börja litet och bygg vidare.
Att försöka samla all data från början gör snabbt projektet för stort. Välj några datakällor, testa arbetssättet och utveckla steg för steg.
Bygg ett team med olika kompetenser.
Verksamhetskunskap, utveckling, integrationer, informationssäkerhet och dataskydd behöver mötas.
”Man måste ha många olika kompetenser med. Någon vet vad som finns i systemen, någon vet hur API:er fungerar, någon kan GDPR, någon har visionerna och någon kan koda. Och man behöver personer som ställer frågor och ifrågasätter”, säger Pernilla.
För Burlövs kommun handlar resan ytterst om något större än en databas eller en AI-lösning. Det handlar om att frigöra tid från själva insamlingen av information, så att lärare och skolledare kan lägga mer kraft på det som informationen är till för: att förstå, agera och skapa bättre förutsättningar för barn och elever.
”Vi vill ha våra resultat nu, inte om fyra månader."
Sandra Tauberman, kvalitet- och utvecklingschef, Burlövs kommun
Kort om EduDataHub
Vad är EduDataHub?
EduDataHub är Burlövs kommuns lösning för att samla och strukturera utbildningsdata från olika källor. Syftet är att göra informationen mer tillgänglig för analys och ge lärare och skolledare bättre underlag för att förstå resultat och behov.
Vilken typ av data samlas i EduDataHub?
I lösningen samlas bland annat elevinformation, betyg, närvaro och frånvaro. Ambitionen är att successivt komplettera med fler relevanta datakällor, exempelvis resultat från nationella prov och olika kartläggningsunderlag.
Vad ska EduDataHub hjälpa Burlövs kommun att uppnå?
Målet är att minska tiden som läggs på att leta efter, sammanställa och visualisera information. I stället ska lärare och skolledare kunna lägga mer tid på analys och snabbare få underlag för att förstå behov och sätta in rätt insatser.
