Nuförtiden är många anställda välbekanta med digitala samarbetsverktyg. Men vad händer när hela arbetsdagen förflyttas till det digitala rummet? Vi har sammanställt våra bästa tips för att lyckas med en helt digital arbetsdag. Kanske är det här möjligheten att lära sig nya funktioner och ändra arbetskulturen för gott?
1. Inledande tips när du arbetar i Microsoft Teams
Microsoft Teams är först och främst en samarbetsplattform som ska underlätta samarbetet och uppmuntra till produktivitet i organisationen. Möten, samtal och dokument samlas i virtuella rum som gör att det känns oviktigt huruvida deltagarna kan samlas fysiskt eller inte. Ett team kan vara en större grupp som ingår i samma affärsområde, som en avdelning eller projektgrupp.
Försök att inte begränsa för mycket genom administration utan vägled, styr och följ upp med användarna. Teams ska vara drivet av användarnas behov. Det finns till exempel möjlighet att styra hur namnen på teams får se ut eller begränsa vilka ord som får användas i namn istället för att centralt skapa teams och kanaler åt användarna. Låt era teams som standard vara öppna och inte privata och låt folk följa olika teams utifrån deras eget behov. Låt Teams vara ett kreativt verktyg där nya teams bildas där behov uppstår.
Ett tips i införandet kan vara att skapa ett mer permanent Teams som till exempel berör hela organisationen. Det passar självklart in olika på alla men detta gör att ni kan förenkla och undvika att allmän information hanteras dubbelt eller parallellt i olika team. Skapa gärna också ett test-team där ni kan prova nya integrationer och använda som läroplats.
2. Anpassa ditt virtuella arbetsrum
Prioritera ordningen på dina team genom "drag and drop"-funktionen så att du har snabb åtkomst till de team du använder mest. Team som du sällan använder kan döljas genom att högerklicka och välja "hide".
I chattfönstret kan du högerklicka och välja "pin". Då hamnar konversationen högst upp. Detta är praktiskt för att samla teamchattar och personer du har kontinuerlig dialog med.
Lägg till en bild för teamet genom att klicka på ”Manage teams” och byt bild. Detta ger en identitet till teamet och är enklare att känna igen på listan över olika teams!
3. Håll dina teams uppdaterade
Vi rekommenderar en uppsättning av regler som gäller för hela organisationen. Undvik alltför omfattande regler och fokusera istället på korta checklistor som är lättare att förmedla till organisationen. Några användbara frågor för att utarbeta en sådan lista kan vara:
- Finns det redan ett team som täcker just detta tema eller denna grupp med människor?
- Hur ofta raderar du team som inte längre används?
- Har du koll på externa användare?
- Det kan vara en bra idé att skapa en rutin för uppdatering och delning av en sådan lista. Den borde också finnas
- Tillgänglig i alla interna kanaler i företaget och upprepas vid onboarding, utbildning etc.
4. Hantera information och dokument
Tänk på hur du hanterar data och information som skapats i team. Att samla alla dokument i Microsoft Teams är betydligt säkrare än att sprida dem över olika system. Det gör det lättare att kontrollera vem som har tillgång till vad och att spåra aktivitet i dokumenten. Dessutom har medarbetarna omedelbar tillgång till aktuell och korrekt information snarare än att behöva skicka olika versioner fram och tillbaka.
Sätt en tydlig ram för vad som skiljer team, kanaler och flikar år så att allt skapas korrekt och i linje med era affärsbehov.
5. Prata mer tillsammans
I en tid då gemensamma kaffepauser, luncher och korridorssamtal på kontoret försvinner, är det viktigt att upprätthålla både formell och informell dialog. Starta gärna dagen med en morgonkaffe för att stämma av status för pågående uppgifter. Korta digitala avstämningar under dagen och veckan bidrar till produktivitet och teamkänsla. Kanske att någon vill hålla i en frågesport vid lunchen? Eller kommer det att vara full närvaro på den virtuella afterworken?
- Lägg till en bild genom att klicka på symbolen med dina initialer överst till höger.
- Använd gärna video i möten om uppkopplingen tillåter det. Konversationen blir mycket bättre om man kan se varandra. Stäng hellre av när ni går över till en presentation eller delar annat material.
- Se till att involvera de andra deltagarna och hör efter med dem om de har några frågor. Uppmuntra dem också till att använda chattfönstret för att ställa frågor eller dela material längs vägen.
6. Har ni behov av att snabbt få upp Microsoft Teams?
Oavsett om ditt företag nyligen har satt upp Microsoft Teams eller använder det mycket eller lite sedan tidigare kan övergången till många medarbetare på hemmakontor vara krävande. Huvudfokus för en bra start är att komma igång snabbt med följande tjänster:
- Chat/snabbmeddelanden
- Samtal 1:1 eller möten
- Interna och externa videosamtal
- Oavsett om du är i Citrix eller utanför, på enhet, klient eller webb
Advania har de resurser som krävs för att du som kund - i en tid som är krävande för alla - ska få en kontrollerad implementering och användning av Microsoft Teams.
