I dag är många redan välbekanta med digitala samarbetsverktyg. Men vad händer när hela arbetsdagen förflyttas till det digitala rummet? Vi har sammanställt våra bästa tips för att lyckas med en helt digital arbetsdag. Kanske är det här möjligheten att lära sig nya funktioner och effektivisera arbetskulturen?
1. Inledande tips när du arbetar i Microsoft Teams
Microsoft Teams är först och främst en samarbetsplattform som ska underlätta kollaboration och produktivitet. Möten, samtal och dokument samlas i virtuella rum som gör att det blir irrelevant om deltagarna samlas fysiskt eller deltar från olika håll. Ett team kan vara en större grupp som ingår i samma affärsområde, som en avdelning eller projektgrupp.
Försök att inte begränsa för mycket genom administration utan vägled, styr och följ upp med användarna. Teams ska vara drivet av användarnas behov. Det finns till exempel möjlighet att styra hur namnen på teams får se ut eller begränsa vilka ord som får användas i namn istället för att centralt skapa teams och kanaler åt användarna. Låt din verksamhets teams som standard vara öppna och inte privata, och gör att användarna kan följa olika teams utifrån deras eget behov. Så gör du Teams till ett kreativt verktyg där nya teams bildas när behov uppstår.
Ett tips i införandet kan vara att skapa ett mer permanent team som till exempel berör hela organisationen. Det passar självklart in olika på alla men detta undviker att allmän information hanteras dubbelt eller parallellt i olika team. Skapa gärna också ett test-team där alla kan prova nya integrationer och använd det som läroplats.
2. Anpassa ditt virtuella arbetsrum
Prioritera ordningen på dina team genom "drag and drop"-funktionen så att du har snabb åtkomst till de team du använder mest. Team som du sällan använder kan döljas genom att högerklicka och välja "Dölj".
I chattfönstret kan du högerklicka och välja "Fäst". Då hamnar konversationen högst upp. Detta är praktiskt för att samla teamchattar och personer du har kontinuerlig dialog med.
Lägg till en bild för teamet genom att klicka på ”Hantera teams” och byt bild. Detta ger en identitet till teamet och det blir enklare att känna igen de olika teams i listan.
3. Håll dina teams uppdaterade
Vi rekommenderar en uppsättning av regler som gäller för hela verksamheten. Undvik alltför omfattande regler och fokusera i stället på korta checklistor som är lättare att förmedla och ta till sig. Fundera på följande:
- Finns det redan ett team som täcker just detta tema eller denna grupp med människor?
- Hur ofta raderar du team som inte längre används?
- Har du koll på externa användare?
Det kan vara en bra idé att skapa en rutin för uppdatering och delning av en sådan lista. Den borde också finnas tillgänglig i alla interna kanaler och gås igenom vid onboarding, utbildning etc.
4. Hantera information och dokument
Tänk på hur du hanterar data och information som skapats i team. Att samla alla dokument i Microsoft Teams är betydligt säkrare än att sprida dem över olika system. Det gör det lättare att kontrollera vem som har tillgång till vad och att spåra aktivitet i dokumenten. Dessutom har medarbetarna omedelbar tillgång till aktuell och korrekt information snarare än att behöva skicka olika versioner fram och tillbaka.
Sätt en tydlig ram för vad som skiljer teams, kanaler och flikar åt, så att allt skapas korrekt och i linje med verrksamhetens behov.
5. Prata mer tillsammans
I en tid då gemensamma kaffepauser, luncher och korridorssamtal på kontoret inte är lika självklara som tidigare, är det viktigt att upprätthålla både den formella och informella dialogen internt. Starta gärna dagen med en gemensam morgonkaffe via Teams för att stämma av status i pågående uppgifter. Korta digitala avstämningar under dagen och veckan bidrar till produktivitet och teamkänsla. Uppmuntra också till gemensamma aktiviteter som frågesport eller AW via Teams, där det är enklare för alla att delta än vid fysiska träffar.
- Var personlig: lägg till en profilbild genom att klicka på symbolen med dina initialer längst upp till höger.
- Använd gärna video: konversationen blir mycket bättre om man kan se varandra. Stäng av videon när ni går över till en presentation eller delar annat material.
- Se till att involvera alla: hör efter med mötesdeltagarna om de har några frågor. Uppmuntra dem också till att använda chattfönstret för att ställa frågor eller dela material längs vägen.
6. Har ni behov av att snabbt få upp Microsoft Teams?
Oavsett om din verksamhet nyligen har satt upp Microsoft Teams eller använder det redan sedan tidigare så kan vi hjälpa till så att du och dina medarbetare snabbt kommer i gång med följande tjänster:
- Chat/snabbmeddelanden
- Samtal 1:1 eller möten
- Interna och externa videosamtal
- Oavsett plattform, klient eller webb
Vi hjälper dig skapa en kontrollerad implementering och användning av Microsoft Teams.
