Industry Innovation | Offentlig sektor

Transition

I testen nedan beskriver Advania Transition, dess ingående komponenter och dess tillägg.

Allmänt om tjänsten

Ett lyckat projekt kräver väldefinierade gemensamma mål (förväntat resultat), fördefinierade roller med ansvarsområden, god kommunikation mellan alla inblandade parter, tillräckliga och tillgängliga resurser och en proaktiv och synlig projektledning. Ett för bägge parter effektiv övertagande/transformation förutsätter en aktiv medverkan från båda parter.

Advania genomför alltid en transition gemensamt med kunden för att säkerställa en smidig övergång. Det är i transitionen vi lägger grunden för vårt fortsatta samarbete och vi anser att förberedelserna är oerhört viktiga. Med anledning av det lägger vi stor vikt på projektanalysen där vi identifierar behov av kunskapsöverföring, genomför inventering och dokumenterar kundens miljö. Vi identifierar alltid nyckelresurser och intressenter och fastställer hur informationsspridning ska ske. En tydlig ansvarsfördelning överenskommes under projektets inledningsskede. Denna ansvarsfördelning dokumenteras skriftligen för att undvika att något utelämnas eller missuppfattas.

För att undvika att hamna i ett läge där transitionen drar ut på tiden behåller vi fokus genom hela projektets alla faser, projektanalys, införande och projektavslut. I Advanias projekt för transition ingår allt beskrivet i detta dokument till ett fast pris.

Advanias projektmetodik

Advanias projektstyrningsmodell baseras på erfarenheter från metoder som Scrum, Prince2, PPS och Pejl. Modellen är generell och fungerar för alla typer av projekt och med alla utvecklingsmodeller/arbetsmetoder. För att säkerställa kvalitet i projekt utbildas varje projektledare och projektdeltagare i Advanias projektstyrningsmodell i samband med introduktionsplan vid anställning.

Projektmetodik

Advanias projektstyrningsmodell indelas i tre faser, 6 fasta beslutspunkter och 5 processteg som tydligt beskriver vad projektet ska göra.

Projektmodellens faser

Förstudie

Syftet med att genomföra en förstudie är att belysa möjligheterna med den tänkta satsningen. Att genomföra en förstudie inför en projektstart är ett bra sätt att minska riskerna i projektet och att göra riskerna synliga. Därmed ökar sannolikheten att projektet löper i hamn enligt planerna. Det är även nu som vi identifierar projektmål och effektmål. Effektmålen ska vara tydliga och mätbara och ett nuläge ska dokumenteras.

Resultatet av detta arbete dokumenteras i en förstudierapport och ett projektdirektiv och är beslutsunderlaget för fortsatt projektering. För att säkerställa att ett projekt får rätt förutsättningar genomföras alltid en överlämning av projektet från sälj till projektledare innan projektanalysen kan starta.

Projektanalys

Syfte med denna fas är att analysera hur projektet ska planeras och genomföras. Planeringen genomförs i nära samarbete med Kunden och innebär att utarbeta en projektplan samt projekttidsplan som bland annat sätter ramarna för tid, kostnad, omfattning och kvalitet.

Vi genomför i vissa fall en funktionell projektering för att fastställa kundens icke tekniska krav och förväntningar. Vi genomför alltid en teknisk projektering för att fastställa hur lösningen ska sättas upp för att kunna leverera specificerade önskemål. Den tekniska projekteringen går ut på att i detalj beskriva hur lösningen ska införas hos Kunden.

Vi tar även fram en Samverkanshandbok som tydliggör hur det gemensamma arbetet ska fortgå efter ett projektavslut. Samverkanshandboken reglerar organisationen för samverkan, servicenivåuppföljning, former för stående möten och rapportering, regler för eskalering och ansvarsmatriser samt kontaktpersoner.

Införande

Under införandet sätts den nya miljön, alla funktioner och tjänster på plats. Underlag för införandet är dokumenten framtagna i den tekniska projekteringen.

Vid införandefasen är det många saker som sker parallellt och planerna kan ändras vartefter eventuell ny information dyker upp. För att säkerställa att vi får med alla eventuella förändringar arbetar vi agilt under införandet. Ändringshantering är en självklarhet för oss eftersom vi vill har spårbarhet i våra transitioner.

Under införandefasen nyttjar vi vid behov vår etablerade process för incident och problem.

Varje migrering föregås av interna tester, System Acceptens Test, innan vi låter kunden testa miljön, Proof Of Concept. Först när kunden godkänt den nya miljön startar vi en pilot. Dessa steg genomförs för att testa och säkerställa att kommande migrering kommer lyckas. Inför varje migrering har vi en tydlig roll-back plan att följa om flytten inte går som planerat.

Skulle det efter ett införande finnas aktiviteter kvar dokumenteras dessa i en restlista där vi tydligt informerar vem som ägare av respektive aktivitet samt när de ska vara klara. Det är alltid styrgruppen som beslutar om projektet kan stängas med en restlista eller om dessa ska vara avklarade innan projektet kan gå in i sista fasen, projektavslut.

Projektavslut

Syfte med denna fas är att garantera ordnad administrativ och kontraktsmässig avslutning av projektet. I detta ingår att ta fram slutrapport och dokumentera erfarenheter vilka överförs till linjeorganisationen. Uppföljning sker med Kunden där leveransen stäms av mot projektplanen. Överlämning sker till mottagande organisation, antingen internt hos Advania eller hos Kund. Det är i denna fas vi stänger projektet.

Effekthemtagning

Syfte med denna fas är att i de fall Kund önskar så kan vi bistå dem med hemtagning av effekter. Effektmål kan ej uppnås inom ramen för projektet, utan först efter att ett avslut skett. Målet med denna fas är att fastställa att förväntad kvalitet uppnåtts hos Kunden.

Tillägg

  • Tillkommande installationer som ej överenskommits i projekts uppstart/definition
  • Konsult på plats vid uppstart av drift
  • Utbildning