Varför valde ni Advania?
– Vi matchade i storlek. Vi ville vara en viktig kund hos en IT-helhetsleverantör. Dessutom uppskattade vi den tydliga paketeringen av service och tilläggstjänster, som gav god förutsägbarhet och kostnadskontroll, säger IT-samordnare Henrik Gunérus.
Utmaning
Varje år köper Team Olivia flera bolag, och växer dessutom organiskt. I dag har koncernen drygt 9 000 anställda spridda på 120 kontor runt om i Sverige, Norge och Danmark.
− År 2010 insåg vi att vi behövde något som förenar oss i termer av IT-funktionalitet. Tidigare hade vi byggt små billiga lösningar lite ad hoc, vilket resulterat i ett lapptäcke av system, säger Henrik Gunérus. I det läget såg vi att den stora utmaningen var att få till en lösning som var tillräckligt öppen och skalbar för att hänga med i företagets fortsatta utveckling. Då bestod koncernen av 14 bolag – i dag är det 40.
– Dessutom ville vi höja säkerheten och förbättra möjligheterna att arbeta mobilt, utan att för den sakens skull köpa på oss en massa teknik själva. Vår ambition är att äga så lite teknik som möjligt, och därför sökte vi en helhetsleverantör, säger Henrik Gunérus.
Lösning
Team Olivia använder sig av Advanias abonnemangsbaserade Citrix-plattform Total Outsourcing. Det är en så kallad terminalserverteknik, som innebär att företagets befintliga servrar ersätts med en centraliserad molntjänst. Via en skyddad internetanslutning kommer alla användare åt samtliga system från vilken dator som helst.
− Vi verkar i en rörlig bransch där medarbetare bl.a. hjälper människor i deras hem. Även tjänstemännen som normalt sitter på kontor är mycket ute och reser för att träffa kunder, planera vården och följa upp arbetet. Nu kan de ha med sig en laptop och jobba direkt mot en central server, säger Henrik Gunérus och förklarar att alla applikationer ligger i Advanias system.
Tidigare var programvaran installerad på varje användares dator. Central information, som adresslistor och kundavtal, fanns inte tillgänglig när medarbetarna befann sig på resande fot.
− Noggrann dokumentation med god hantering av patientsekretessen är A och O för alla som jobbar inom vården. Nu undviker vi att informationen ligger spridd på flera ställen, eftersom allt uppdateras i servern.
Resultat
Säkrare datahantering i kombination med ökad mobilitet är vad verksamheten vunnit mest med den nya lösningen, enligt Henrik Gunérus:
– Sedan avtalet började löpa 2011 har lösningen vuxit med antalet bolag och nya verksamhetssystem. Team Olivia har exempelvis utökat sitt IT-stöd via Advania för hantering av programlicenser och lokala nät samt att göra hårdvaruinköp via webbportal.
– När vi förvärvar ett nytt bolag migreras det i samma driftabonnemang, med ett tillägg baserat per användare. Det ger god förutsägbarhet, eftersom priserna är kända redan innan, påpekar Henrik Gunérus. Att flytta nödvändiga data, användarinformation, e-postkonton och liknande från ett nyförvärvat bolag till Advanias servrar går snabbt.
Att få kontroll över informationen var en stor fråga för oss. Advania sköter såväl drift och underhåll som backup-hantering till en fast avgift. Det vi köper som Total Outsourcing är väl specificerat, vilket innebär god kontroll över kostnaderna. Utöver avtalad lösning har vi dessutom möjlighet att köpa tilläggstjänster, avslutar säger Henrik Gunérus.
Anm: Detta kundcase gjordes ursprungligen med Visolit, som förvärvades av Advania 2021.
